Pomôžte rozvoju stránky a zdieľajte článok s priateľmi!

Všeobecná definícia hovorí, že riadenie personálnych záznamov je procesom spracovania, ktorý vedie dokumenty o personáli. Táto téma je relevantná pre individuálnych podnikateľov aj právnické osoby. Papierovanie má prísne právne predpisy a popísané pravidlá by mali brať do úvahy všetci manažéri, personálne oddelenia v podnikoch. Pomocou personálneho manažmentu bude možné optimalizovať proces personálneho riadenia, prispôsobiť prácu každého tímu, zjednodušiť postup podávania správ.

Čo je riadenie personálnych záznamov?

Základy správy ľudských zdrojov zahŕňajú celý proces vypracovávania dokumentov, ich vyplňovanie, podávanie správ o zamestnancoch, ktorí pracujú v spoločnosti. Každá zverejnená má právnu silu, vrátane tých, ktoré sú tvorené na základe vyhlásenia zamestnanca. Personálna výroba je často zapojená do personálneho oddelenia, ktorého funkciou je takáto personálna práca:

  • mzdové;
  • registrácia dovoleniek, nemocníc;
  • registrácia odkazov.

Ciele a ciele

Úlohy a ciele oddelenia ľudských zdrojov:

Smer práce

Úlohy zamestnancov

Účtovníctvo, registrácia, kontrola

Vedenie evidencie o počte zamestnancov, registrácii do zamestnania, prepúšťaní

Regulácia práce

Oboznámenie sa s povinnosťami, výberom pracoviska, priestorov

Koordinácia, odborná príprava

Vedenie kurzov, školenie, pokročilé školenie, rekvalifikácia, overovanie výkonu

Práca s dokumentmi

Špecialisti tohto oddelenia sa zaoberajú zostavovaním novín, kníh, rozvrhov práce, evidencie, výkazníctva

organizácie

Organizácia činností podľa pokynov

právna úprava

Práca na zamestnancoch je regulovaná viacerými regulačnými zákonmi, nariadeniami a súborom pravidiel na regionálnej alebo štátnej úrovni. Nedodržanie požiadaviek stanovených v regulačnom rámci je porušením. Hlavné predpisy pre vedenie výroby zamestnancov:

  • štátne predpisy o evidencii zamestnanosti (2003);
  • pravidlá riadenia kancelárie a správy dokumentov od roku 2009;
  • federálne pokyny týkajúce sa vedenia dokumentov týkajúcich sa zamestnancov;
  • všeobecné požiadavky, ktoré sú schválené poradím ministerstiev.

Legislatívna základňa podniku

Každá spoločnosť používa množstvo dokumentov, ktoré upravujú prácu všetkých zamestnancov. Prenos dokumentov a ich príprava sa vykonáva podľa pokynov, predpísaného regulačného rámca. Právny rámec spoločnosti je rozdelený do piatich kľúčových kategórií, ktoré sa riadia vnútornými zákazkami spoločnosti:

  • chartu podniku;
  • pracovný rozvrh;
  • nariadenia o ochrane osobných údajov;
  • ochrana práce (upravená federálnym dekrétom o archívoch);
  • rozvrh zamestnancov (a personálne dokumenty).

Personálne workflow v organizácii

Jednotné systémy evidencie cenných papierov v podnikoch sú rozdelené do troch hlavných kategórií, medzi ktoré patria interné predpisy, personálny poriadok a mzdová regulácia. Prvá kategória zahŕňa obeh novín podľa harmonogramu dovoleniek, vypĺňanie dokumentov o harmonograme prác. Druhá položka je globálnejšia a obsahuje doložku o vypracovaní zmlúv a účtovných zásadách. Mzdová doložka upravuje všetky otázky týkajúce sa výplaty platov, prémií, nemocenských dávok, mzdy za dovolenku a odstupného za prepustenie.

Zamestnanecký formulár T-3

Pracovný stôl vo forme T-3 je jeden typ papiera, ktorý opisuje celú štruktúru zamestnancov v podniku alebo spoločnosti. Grafy obsahujú údaje o mene, funkcii zamestnanca, jednotke, kde je uvedený. Podľa regulačných a právnych noriem je tam predpísaný oficiálny plat špecialistu. Akákoľvek zmena v procese registrácie by mala byť vysvetlená účtovným oddelením v tejto personálnej tabuľke vo formulári T3. Pokyny na vypĺňanie vždy obsahujú odporúčania pre každý stĺpec. Celkový dokument obsahuje 5 informačných bodov.

Pracovný harmonogram

Pracovný harmonogram je dokument, ktorý schvaľuje časový plán špecialistu. Správa dokumentov je riadená manažérom rozvrhu. Zahŕňa položky o potrebe inšpekcie podľa platnej legislatívy, o obede a prestávkach ao podávaní správ. V niektorých spoločnostiach, úradník vyžaduje, aby ste vydali správu každý týždeň alebo mesiac (dokument musí byť potvrdený podpismi zamestnanca a obchodného manažéra po kontrole). Plán, harmonogram harmonogramu sú tvorené pre budúce pracovné obdobie. Záznamy o čase zamestnancov.

Pracovná dohoda

Pracovná zmluva je občiansky dokument, ktorý je vypracovaný medzi potenciálnym zamestnancom a zamestnávateľom. Typické formuláre pre tento typ dokumentu sa nepredpokladajú a dohoda je vyplnená vo voľnom formulári s uvedením kvalifikácie (pozície) a obdobia práce. Požadovaný výsledok je tu tiež napísaný. Podľa zákona je tento typ dokumentu veľmi podobný zmluvnému dokumentu, pretože predpisuje konečný výsledok práce, a nie jej štruktúru. Ak chcete prepustiť zamestnancov, stačí len pred vypršaním zmluvy spresniť.

Objednávky ľudských zdrojov

Opätovné začlenenie zamestnancov do pracovného pomeru, nábor špecialistov do práce sa vykonáva na základe personálnych objednávok. Tento typ dokumentu predpisuje vymenovanie zamestnancov na pozíciu a iné pohyby špecialistov podľa oddelení. Pri vypracovávaní pokynov a objednávok sa podieľajú personálne oddelenie a riadiaci pracovníci. Manažéri / administrátori spoločnosti prijímajú miestne rozhodnutia. Objednávky majú jednotnú formu, je stanovená regulačným rámcom. Podľa skladovateľnosti musí byť papier v účtovnom oddelení alebo na personálnom oddelení najviac päť rokov (v závislosti od typu zákazky).

Popisy úloh

Popisy práce - to je dokument, ktorý predpisuje zodpovednosť strán (zamestnanca a zamestnávateľa) a obsahuje aj údaje o pokynoch a povinnostiach konkrétneho špecialistu v ich postavení. Potvrdzuje ich pečať organizácie a podpis zodpovednej osoby. Pre prípravu tohto dokumentu sú potrebné tri kópie. Jeden zostane v personálnom oddelení, druhý je ponechaný na samotného výkonného umelca a tretí na manažéra alebo správcu príslušného oddelenia. Účelom tejto objednávky je optimalizácia procesov personálneho riadenia v podniku.

Ako organizovať kancelársku prácu v personálnej službe

Riadne riadenie ľudských zdrojov zahŕňa vysokú mieru zodpovednosti. Personál personálneho oddelenia musí zabezpečiť, aby boli dátumy podpisu platné. Vedenie pracovných kníh a iných personálnych dokumentov môžete zveriť outsourcingovým spoločnostiam. Zodpovednosti personálneho personálu:

  • zostaviť harmonogram prác, účtovnú dokumentáciu týkajúcu sa dovoleniek;
  • vyhotovovať doklady na ochranu práce (požadované pre štátne orgány);
  • pripraviť a vypísať objednávky;
  • vykonávať mzdy a kontrolovať vyplácanie bonusov.

Zriadený personálny servis

Personálny servis na plný úväzok sa vykonáva vtedy, keď všetky záznamy a všetky registrácie vykonávajú len pracovníci z personálneho oddelenia. Tento spôsob papierovania je relevantný pre podniky a spoločnosti s 20-30 zamestnancami. Normy vlády vyžadujú prísne dodržiavanie všetkých objednávok a iných požiadaviek, inak môže právnická osoba dostať pokutu. V sektore služieb, kde je až 30 osôb na rovnakej právnickej osobe, je výhodnejšie využívať služby outsourcingových spoločností.

Prilákať špecialistov z outsourcingovej spoločnosti do personálnej práce

Prilákanie špecialistov z outsourcingovej spoločnosti do personálnej práce ušetrí peniaze a zníži celkový počet zamestnancov. Nezávislí odborníci vykonávajú celý objem potrebných prác na zostavovaní objednávok a harmonogramov. Vedú aj špeciálny časopis a upravujú poradie práce každého špecialistu v spoločnosti. Manažment personálnych záznamov v outsourcingu je poznačený skutočnosťou, že právnická osoba nemá vlastné personálne oddelenie, ale zveruje túto úlohu oddelenému tímu za primeraný poplatok.

Registrácia personálu od nuly krok za krokom

Vedenie evidencie personálneho oddelenia vyžaduje kancelárske vybavenie a kanceláriu. Je dôležité mať trvanlivé bezpečné. Objednávka vymenuje vedúceho systému workflow. Potom sa vytvoria vnútorné úkony. Pre každého zamestnanca v spoločnosti musíte mať samostatný priečinok, v ktorom bude uložený jeho záznam o zamestnaní. Manažment personálnych záznamov si vyžaduje uchovávanie tejto dokumentácie počas celého obdobia práce špecialistu na pracovnom mieste. V priebehu činnosti oddelenia sa informácie zapisujú do kníh, vypracúvajú sa objednávky.

Požiadavky na zamestnancov

Manažment personálnych záznamov je relatívne zložitý proces, ktorý si vyžaduje určité teoretické, praktické zručnosti. Regulačný rámec pre túto pozíciu obsahuje zoznam podmienok, za ktorých môže odborník zastávať túto pozíciu. Vzdelávacie inštitúcie nevytvárajú samostatný profil, ako je napríklad správa personálnych záznamov. Manažéri a administrátori sú vhodní pre personálne aktivity. Preto sú zamestnávatelia menovaní za osoby s právnym vzdelaním, za ochranu informácií alebo dokumentácie.

Práva a povinnosti zamestnanca

Prvou povinnosťou týchto úradníkov je znalosť legislatívneho základu, dodržiavanie stanovených účtovných pravidiel. Vyššie boli spomenuté články, federálne zákony, ktoré by sa mali dodržiavať pri vedení personálnej práce. Personál má právo prijímať informácie od zamestnancov, prezerať si osobné zložky, pozri účtovnú knihu (plat). Medzi právomoci špecialistov tohto profilu patrí vytváranie podpisov, práca so zamestnávateľmi na zlepšenie efektívnosti zamestnancov.

Vedenie personálnej kancelárie

Riadenie personálnych záznamov sa vykonáva v písomnej forme aj v digitálnom formáte. Dokumentácia je podpísaná osobne oprávneným personálom. Na uchovávanie záznamov sa používajú štátne normy, ktoré zjednocujú všetky vzory a formy. Je potrebné zvážiť normy GOST R 6.30-2003 a GOST R 7.0.8-2013. Dôležité dokumenty sa ukladajú do špeciálnych priečinkov alebo kovových trezorov. V závislosti od rozsahu a rozsahu spoločnosti musia špecialisti dodržiavať rôzne požiadavky na frekvenciu podávania správ.

Vyhľadávanie a registrácia zamestnancov

Predtým, ako budete žiadať o zamestnancov, musíte nájsť špecializovaných pracovníkov, ktorí spĺňajú prísne kritériá (musia byť spojené so špecifikami práce). Na tento účel používajte špecializované úrady, agentúry, miesta na vyhľadávanie práce, burzy práce alebo súkromné reklamy v novinách, v médiách, na webových stránkach. Po vypracovaní povinných personálnych dokumentov sa vykoná registrácia, pracovná zmluva alebo zmluva.

Etapy prijímania zamestnancov

Postupy na registráciu osôb na pozíciu začínajú zadaním údajov o uchádzačovi o zamestnanie do špeciálneho denníka. Účtovná karta zaznamenáva informácie o skúsenostiach, pracovnej skúsenosti, predchádzajúcej pozícii. So súhlasom sa vydáva príkaz na vymenovanie osoby na konkrétne miesto. Poslednou fázou je vytvorenie osobnej zložky, vypracovanie prípadu v spoločnosti, oddelení. V zmluve sa uvádzajú informácie o povinnostiach, o mzde za pracovné miesto.

Osobné karty a osobné záležitosti zamestnancov

Typy personálnych dokumentov zahŕňajú osobnú kartu zamestnanca. Obsahuje všetky informácie týkajúce sa rodinného stavu, plného mena, fotografie je vložená, dátum narodenia je zaznamenaný. To všetko robia zamestnávatelia, aby vytvorili dátový balík pre každého člena personálu spoločnosti. Podľa zákona tieto údaje nemožno preniesť na tretie strany. Složky, skrinky alebo dokonca kovové trezory sa používajú na vykonávanie osobnej obchodnej činnosti (v závislosti od úrovne vybavenia kancelárie spoločnosti).

HR Records

Papierové tlačené materiály pomáhajú systematizovať výkazníctvo, zjednodušujú pracovné postupy. Dokumentácia vo forme správy záznamov zahŕňa tieto typy:

  • kontrolné dokumenty, dokumenty, ktoré sa doručia spoločnosti alebo podniku;
  • čas kontroly, služobné cesty;
  • monitorovať všetky poznámky, vyhlásenia;
  • záznamy na zabezpečenie bezpečnosti pracovných záznamov.

Vedenie zošitov

Manažment personálnych záznamov vyžaduje, aby odborníci viedli záznamy zo zošita. Všetky záznamy sa vedú, ak je osoba v podniku oficiálne registrovaná. Pracovný list zamestnanca sa vydáva po prepustení. Táto dokumentácia zaznamenáva všetky zmeny týkajúce sa polohy, ocenenia. Školenie v personálnej kancelárii od nuly obsahuje povinné body o správnosti registrácie pracovných kníh. Všetky chyby opravujú členovia oddelenia zamestnancov. Ak sa zistia, odborníci môžu byť obvinení z administratívneho porušenia.

Systematizácia a ukladanie dokumentov

Pre audit a uchovávanie dokumentov boli vytvorené samostatné právne predpisy. Je dôležité spomenúť 17. článok spolkového zákona o vedení archívu. Stanovuje potrebu vedenia podnikov a podnikov, aby sa v stanovenej lehote starali o uchovávanie archívnej dokumentácie. Doba skladovania je stanovená zákonom a je v súlade so štátnymi normami. Na zabezpečenie integrity papierovej dokumentácie sa používajú kovové ohňovzdorné trezory a skrine.

V prípade potreby sa údaje z dokumentov zasielajú Štátnemu štatistickému výboru Ruskej federácie. Automatizácia, digitalizácia obehu papiera je jedným z hlavných smerov pri optimalizácii procesu riadenia zamestnancov. V súčasnosti väčšina správ nie je v papierovej forme. Nezbavuje to zodpovednosti manažérov spoločnosti, manažérov v oblasti bezpečnosti archívu na jeden, tri, päť alebo viac rokov.

Elektronické personálne záznamy

Pri používaní elektronických personálnych záznamov je dôležité dodržiavať podmienky bezpečnosti dokumentov, obmedziť prístup k archívu v dôsledku zákona o ochrane osobných údajov. Elektronická účtovná dokumentácia má niekoľko výhod:

  1. rýchly prístup k dokumentom;
  2. ochrana súborov heslom;
  3. nie je potrebné kupovať trezory na úsporu papiera;
  4. úspora miesta v kancelárskych priestoroch - na pevný disk je možné uložiť 10 tisíc dokumentov a viac;
  5. šetrí čas - podpis, môžete nájsť akýkoľvek dokument v 1-2 minút v archíve pevného disku v počítači.

video

Pomôžte rozvoju stránky a zdieľajte článok s priateľmi!

Kategórie:

Ostatné